Il Protocollo d'Intesa

PROTOCOLLO D'INTESA TRA PREFETTURA DI VITERBO, PROVINCIA DI VITERBO, COMUNE DI VITERBO, CAMERA DI COMMERCIO DI VITERBO, UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DELLA TUSCIA PER LA COSTITUZIONE DEL COORDINAMENTO TERRITORIALE PER L'AMMINISTRAZIONE DIGITALE DELLA PROVINCIA DI VITERBO

Premesso che:

  • la Prefettura di Viterbo - nell’ambito del documento programmatico approvato il 16 marzo 2010 in sede di Conferenza Permanente, contenente gli obiettivi che questa Prefettura-UTG intende realizzare nel corso dell’anno 2010 con la collaborazione degli altri Uffici e/o Enti di questa provincia – ha previsto l’istituzione del “Coordinamento Territoriale per l’Amministrazione Digitale della Provincia di Viterbo” e la realizzazione dell’omonimo portale web;
  • la Provincia di Viterbo intende:

a) favorire la messa a punto di modelli per la progettazione, lo sviluppo e l’implementazione di iniziative volte a favorire la diffusione dell’Amministrazione Digitale presso il Sistema degli Enti Locali del territorio della Provincia;

b) regolare, anche attraverso l’ausilio della Regione Lazio, il dispiegamento verso il Sistema degli Enti Locali di servizi innovativi, focalizzati principalmente sui fabbisogni espressi dal Sistema stesso

c) pianificare interventi a favore delle autonomie locali del territorio (con particolare attenzione ai comuni di piccola dimensione demografica) che consentano, in uno spirito di sussidiarietà, di trasferire innovazione, buone prassi, metodi, modelli, tecniche e tecnologie innovative, anche attraverso integrazioni con i sistemi e le funzionalità già esistenti, con le tecnologie infrastrutturali già disponibili e quelle in via di prossima implementazione, meglio se di concerto con le altre istituzioni territoriali;

  • il Comune di Viterbo ha posto tra i propri obiettivi l'applicazione dei principi fissati dal codice dell'amministrazione digitale, con particolare riferimento alla accessibilità e alla disponibilità dei dati da parte dei cittadini tramite rete e allo snellimento e velocizzazione delle procedure amministrative mediante l'applicazione delle risorse  informatiche;
  • la Camera di Commercio di Viterbo da sempre affronta le problematiche e le opportunità derivanti dall’informatizzazione della Pubblica Amministrazione con particolare riferimento al Registro delle Imprese che ad oggi lavora esclusivamente pratiche telematiche e colloquia con le società prevalentemente tramite PEC o altre procedure telematiche; nel contempo si stanno diffondendo queste buone prassi, in misura graduale, anche agli altri uffici, cercando di massimizzare i benefici della dematerializzazione all’interno dell’Ente camerale;
  • l’Università degli Studi della Tuscia in conformità con le prescrizioni dettate dal Codice dell’Amministrazione Digitale  ha attivato la PEC per dialogare con l’utenza e con gli Enti pubblici e privati e ha digitalizzato le procedure amministrative relative alle principali funzioni istituzionali; in particolare ha realizzato sul sito di Ateneo il Portale dello Studente attraverso il quale gli studenti possono immatricolarsi, iscriversi, pagare le tasse, controllare la propria posizione amministrativa, presentare il piano di studio e prenotarsi agli esami;
  • gli Enti suddetti hanno manifestato la volontà di condividere l’istituzione del “Coordinamento Territoriale per l’Amministrazione Digitale della Provincia di Viterbo” e la realizzazione dell’omonimo portale web. Ciò al fine di facilitare il cittadino nell’accesso ai servizi della P.A. mediante la realizzazione di un sistema che gradualmente favorisca l’interoperabilità tra gli Uffici Pubblici e, contestualmente, agevoli l’utente nell’accesso ai servizi erogati dagli stessi. Le finalità del suddetto Coordinamento sono meglio esplicitate nell’allegato “A – Contesto e Finalità" che costituisce parte integrante e sostanziale del presente protocollo;

tutto ciò premesso si conviene quanto segue:

ART. 1

La Prefettura di Viterbo, la Provincia di Viterbo, il Comune di Viterbo, la Camera di Commercio di Viterbo e l’Università degli Studi della Tuscia intendono sostenere lo sviluppo di un progetto di cooperazione tra le Pubbliche Amministrazioni della provincia di Viterbo finalizzato all'applicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale. Il progetto è sostenuto dalla comunità telematica del territorio denominata Coordinamento Territoriale per l'Amministrazione Digitale della Provincia di Viterbo di cui i sopra citati Enti fanno parte.

ART. 2

Gli Enti suddetti si impegnano:

  • a coordinare la partecipazione a iniziative regionali, nazionali nonchè promosse dall'Unione Europea sui temi dell'amministrazione digitale e dell'innovazione tecnologica;
  • a valorizzare i progetti ed i servizi realizzati nelle dinamiche proprie della società dell'informazione;
  • a garantire, anche attraverso il confronto con le altre realtà operanti in Italia e in Europa, un costante processo di sviluppo e aggiornamento tale da adattarsi ai rapidi mutamenti tecnologici e scientifici caratteristici del mondo dell'informatica e delle telecomunicazioni;
  • a condividere le esperienze ed i risultati maturati nell'applicazione del ‘Codice per le Amministrazioni Digitali' e nei processi di innovazione delle Pubbliche Amministrazioni;
  • a diffondere i risultati conseguiti e le buone prassi implementate mettendole a disposizione di altri Enti, in particolare quelli del territorio della Provincia di Viterbo, in accordo con la filosofia del Riuso adottata a livello nazionale. Quanto sopra purché non comporti oneri per le Amministrazioni cedenti.

ART. 3

Le parti concordano sulla necessità, per il concreto utilizzo delle opportunità offerte dalla nuova iniziativa, di promuovere quegli indispensabili mutamenti organizzativi idonei a favorire la comunicazione al proprio interno in vista della diffusione di un qualificato e aggiornato patrimonio informativo.

ART. 4

La Prefettura di Viterbo, la Provincia di Viterbo, il Comune di Viterbo, la Camera di Commercio di Viterbo e l’Università degli Studi della Tuscia si impegnano a promuovere un'accurata e diffusa attività di conoscenza e di approfondimento dei contenuti del presente protocollo, al fine di favorire l'adesione di altri Enti, Uffici, Organizzazioni ed Associazioni operanti su questo territorio provinciale.

ART.5

Gli Enti aderenti, per realizzare concretamente il coordinamento delle iniziative, convengono di dar vita ai seguenti organismi permanenti:

  • Il Comitato di indirizzo: è presieduto dal Prefetto o da un suo delegato. E’ composto da un rappresentante per ciascun soggetto aderente. Svolge funzioni di indirizzo generale e di soggetto proponente in relazione alle attività e ai progetti del Coordinamento Territoriale. Approva i piani di intervento annuali e pluriennali ed i relativi quadri economici/finanziari attestanti la sostenibilità dei progetti individuati. Svolge funzioni di direzione dell’attività e di coordinamento per la partecipazione dei vari soggetti pubblici e privati al Coordinamento Territoriale. Definisce la composizione del Comitato Tecnico-Operativo con il  quale si raccorda per la stesura del piano annuale e pluriennale di intervento. Si riunisce almeno una volta l’anno.
  • Il Comitato tecnico-operativo: ha il compito di predisporre il piano annuale e pluriennale delle attività su indicazioni del Comitato di indirizzo, nonché di svolgere funzioni istruttorie e di definizione di standard nell'ambito del Coordinamento Territoriale, in relazione alle modalità di interconnessione con altre strutture telematiche e allo scopo di garantire l'interoperabilità dei sistemi e la cooperazione applicativa. Potrà avvalersi, su specifiche problematiche, di Commissioni di consulenza tecnico-scientifica, a carattere temporaneo o permanente, costituite da esperti in materia reperiti, oltre che all'interno degli Enti aderenti, anche tra altri Enti di particolare competenza.

ART. 6

Le modalità operative e l'impostazione del piano d'azione per il raggiungimento degli obiettivi finali sono definiti nell'allegato “B – Proposte Operative” che costituisce parte integrante e sostanziale del presente protocollo.

Art. 7

Il complesso degli oneri relativi ai servizi comuni (formazione, informazione, assistenza, linee di collegamento, software, ecc.) e al funzionamento della struttura telematica risultante dalle attività del Coordinamento Territoriale, sarà sostenuto dagli Enti aderenti in relazione ai propri fini istituzionali ed in coerenza ai quadri economici/finanziari forniti a corredo dei Piani di intervento annuale e pluriennali della attività, fatta la salva la ratifica amministrativa, economica e tecnica delle rispettive amministrazioni.

 

Viterbo, 8 novembre 2010

 

Il  Presidente        Il Sindaco        Il  Prefetto        Il Presidente della       Il Rettore

della  CCIAA                                                           Provincia

(Palombella)         (Marini)            (Aronica)               (Meroi)                (Mancini)

 

Allegato A

Contesto e Finalità

 

La considerazione preliminare all'iniziativa è come ad oggi la qualità dei servizi della Pubblica Amministrazione rappresenti un indice fondamentale per la competitività del paese e come, talvolta, la percezione da parte dei cittadini di una burocrazia ostile e il cui costo rappresenti un onere obbligatorio per tutta la collettività, costituisca un elemento negativo da rimuovere.

Indagini condotte a livello nazionale, infatti, hanno evidenziato come gli italiani chiedano un'amministrazione che garantisca la qualità dei servizi pubblici, che elimini sprechi ed inefficienze, dia certezze ai diritti dei cittadini ed alla competitività delle imprese. Le rilevazioni periodiche sulla soddisfazione nei confronti della P.A. evidenziano che gli aspetti critici maggiormente percepiti dagli utenti, riguardano proprio la complicazione burocratica e in particolare:

  • la quantità di documenti e procedure richiesti;
  • i tempi di risposta per ottenere la prestazione;
  • le file e le attese agli sportelli.

Ogni adempimento con la Pubblica Amministrazione ha un costo per l'utente e il tempo dei cittadini non deve essere considerato un fattore irrilevante o sacrificabile, ma un bene da tutelare. La semplificazione ed il miglioramento dei processi amministrativi rappresentano, dunque, un fattore chiave per l'esercizio dei diritti di cittadinanza, per la competitività e lo sviluppo del Paese.

Le tecnologie dell'Informazione e delle Telecomunicazioni (ICT) costituiscono senza dubbio una leva importante per il raggiungimento degli obiettivi di modernizzazione delle amministrazioni pubbliche. Sono oggi infatti realizzabili, ma anche già realizzati ed operativi, strumenti per migliorare l'accesso ai servizi ed alle informazioni erogate dalla Pubblica Amministrazione verso i cittadini e verso le imprese, o per migliorare l'efficienza interna e la cooperazione tra pubbliche amministrazioni.

Inoltre, accanto a questa complessa sfida, riassunta sotto il termine di e-Government, le nuove tecnologie della comunicazione propongono oggi la possibilità di aprire nuovi canali di partecipazione dei cittadini, non solo in termini di informazione e di trasparenza, ma anche di presenza attiva nel percorso di costruzione delle politiche delle amministrazioni locali, attraverso iniziative di "Partecipazione Digitale" o e-Democracy.

Da non sottovalutare, inoltre, come la normativa di questi anni abbia posto gli Enti locali di fronte a impegni definiti da norme legislative specifiche - si citano come esempi qualificanti il percorso di attivazione della Carta d'Identità Elettronica , la presentazione del Codice per l'Amministrazione Digitale o l’obbligo di colloquiare tramite Posta Elettronica Certificata - e quanto sia nel contempo cresciuta l'attenzione del legislatore ai problemi della sicurezza informatica.

E' stato peraltro riscontrato come possa accadere che le modalità di attuazione di queste importanti disposizioni vadano a collidere con le oggettive difficoltà che ancora oggi incontrano gli Enti locali chiamati a concretizzarle; a tale proposito, è già stato considerato come un'azione sinergica degli Enti locali, della Prefettura e di altri soggetti coinvolti possa diminuire il livello di difficoltà avvicinando il raggiungimento degli obiettivi posti dalla normativa.

In particolare si richiama come il DPR n. 180 del 3.4.2006, attuativo della Conferenza Permanente Stato Regioni, preveda per il Prefetto il compito di favorire e promuovere idonee misure di collegamento nei rapporti tra Stato ed autonomie locali, nonché quello di promuovere e coordinare l'attuazione di iniziative riguardanti - tra l'altro - la cooperazione tra le pubbliche amministrazioni e l'adeguamento tecnologico e strumentale degli uffici.

Non devono essere, infine, dimenticati gli ostacoli alla piena fruizione delle possibilità offerte dall'evoluzione delle ICT, che costituiscono il cosiddetto Digital Divide.

Il problema del Digital Divide è articolato su due dimensioni: da un lato la difficoltà di disporre in maniera omogenea sul territorio di soluzioni tecnologicamente avanzate, con particolare attenzione ai problemi di connettività, dall'altro la mancanza di formazione nonché di un approccio culturale adeguato a consentire la fruizione piena ed efficace dei nuovi servizi. Entrambe gli aspetti risultano penalizzanti sia per i cittadini e le imprese, potenziali utenti dei servizi dell'Amministrazione Digitale, sia per le stesse Amministrazioni locali, che ancora oggi possono essere ostacolate nel percorso di innovazione tecnologia da inadeguata formazione e da carenza di infrastrutture sul territorio.

Le sfide e le difficoltà che emergono dall'analisi svolta possono essere affrontate con maggior incisività in un contesto di cooperazione e di coordinamento tra Enti che nell'ambito di uno stesso territorio condividono problematiche e potenzialità.

L'opportunità di favorire il dialogo e la messa in comune di risorse tra realtà (Enti pubblici in primo luogo) che, pur operando nell'ambito dello stesso contesto territoriale, rischiano troppo spesso di agire come isole non comunicanti, inoltre, si configura come punto di attenzione di estrema attualità anche alla luce delle evoluzioni occorse negli anni sia in termini di progettualità che di potenzialità di sviluppo.

Da queste considerazioni e da questo spirito prende quindi forma l'iniziativa del Coordinamento Territoriale per l'Amministrazione Digitale, con le seguenti finalità:

  • ritrovare e rafforzare lo spirito e la volontà di cooperazione già espresse, in passato, dagli Enti del territorio attraverso la “Rete Civica Unitaria della Tuscia Viterbese” ;
  • presentare in maniera coordinata, organica ed aggiornata il patrimonio informativo ed i servizi per l'amministrazione e la partecipazione digitale offerti dalle amministrazioni locali e centrali presenti sul territorio anche tramite la promozione di punti di accesso ai servizi on-line o di sportelli unici del cittadino ;
  • realizzare momenti di coordinamento valorizzando e rafforzando le esperienze di cooperazione già in essere tra Amministrazioni locali e stimolare il metodo della progettualità condivisa con lo scambio dei dati per via telematica e la progressiva eliminazione delle richieste di certificazione;
  • costituire raccordo istituzionale tra gli Enti e i soggetti del territorio della provincia di Viterbo e le Istituzioni di livello regionale e nazionale, per i temi dell'Innovazione Tecnologica e dell'Amministrazione Digitale;
  • coordinare e sostenere l'attuazione delle normative e delle disposizioni legislative attinenti alla informatizzazione e alla modernizzazione della Pubblica Amministrazione;
  • sostenere il concetto di "rete" della Pubblica Amministrazione, indirizzando la circolazione dell'Informazione e lo scambio di servizi tra le Pubbliche Amministrazioni operanti sul territorio attraverso i canali informatici, perseguendo l'obiettivo di ottimizzare i costi ed i tempi di esercizio, e rivolgendo una particolare attenzione all'interazione tra Amministrazioni locali e organi periferici dello Stato;
  • consentire e favorire il processo di semplificazione del procedimento amministrativo anche tramite il consapevole utilizzo, da parte degli uffici pubblici, delle opportunità offerte dalle reti telematiche e dalle tecnologie dell'informazione, favorendo il raccordo tra le funzioni delle Pubbliche Amministrazioni locali e Centrali;
  • offrire un canale di fruizione unitario per le informazioni e per i servizi erogati dalla Pubblica Amministrazione, rappresentando e dando visibilità alla unitarietà del sistema degli Enti della P.A. e della loro missione di servizio verso i cittadini e le imprese, anche tramite l'attivazione di forme di collaborazione con altri soggetti erogatori di servizi pubblici;
  • realizzare un punto di osservazione sul territorio provinciale per migliorare la conoscenza dello stato e del percorso di modernizzazione della Pubblica Amministrazione e del territorio in termini di sviluppo informatico e telematico;
  • raccogliere le esigenze territoriali e degli Enti locali in tema di innovazione tecnologica e di e-government e veicolare informazione e condivisione sui progetti e le funzioni di e-government ed e-democracy tra gli Enti;
  • promuovere forme di cooperazione, in particolare a vantaggio delle realtà più deboli sotto il profilo delle tecnologie informatiche e telematiche (integrando quanto già attivato per alcuni temi specifici, come la CIE); più in generale, presidiare e sostenere la progressiva attuazione del Codice per l'Amministrazione Digitale;
  • promuovere e verificare la fattibilità di una infrastruttura di comunicazione per la connessione dei siti degli Enti e per i servizi sul territorio al fine di facilitare ed ottimizzare l’interazione tra gli stessi Enti  e, contestualmente, abbattere i costi. Tale infrastruttura, grazie all’elevata banda trasmissiva, consentirebbe la piena fruizione di tutti i servizi sopra menzionati, sia quelli tra gli enti che quelli destinati ai cittadini ed alle imprese.

 

Allegato B

Proposte operative

 

Presupposti fondamentali per la definizione delle modalità operative attraverso le quali raggiungere gli obiettivi finali, sono:

-   il coinvolgimento attivo, la capacità d'ascolto e la conoscenza del punto di vista dell’utenza a cui si intende offrire il servizio;

-    la conoscenza delle esigenze e degli strumenti a disposizione dei singoli Enti ed Uffici presenti sul territorio, che potrebbero essere coinvolti;

Tali presupposti, peraltro, assumono maggiore importanza in considerazione del fatto che, come indicato negli obiettivi, il progetto intende portare uno specifico "valore aggiunto" in termini di servizi e di ruolo territoriale.

I livelli amministrativi decentrati e di governo locale, d'altra parte, possono essere considerati una autorevole "antenna" rispetto alle esigenze reali di cittadini e imprese, sia nella valutazione del rapporto esistente tra questi e la Pubblica Amministrazione che nella rilevazione dei bisogni informativi e di servizio in generale.

A fianco di questa rilevazione è fondamentale attivare e rendere riconoscibile la funzione di coordinamento e di aggregazione che vuole essere la prima missione del Coordinamento Territoriale. A questo scopo è opportuno strutturare un Gruppo di Lavoro in seno al quale valutare i dati rilevati, focalizzare le reali aspettative del territorio, esplorare nuove ipotesi di servizio, mettere a punto progetti ed iniziative specifici, a cominciare dal progetto editoriale del portale del “Coordinamento Territoriale per l’Amministrazione Digitale della Provincia di Viterbo”.

Le prime iniziative sono quindi così riassumibili:

  • Realizzazione di un portale che:
    • consenta la presentazione dell'iniziativa;
    • costituisca prototipo del risultato a regime;
    • promuova l’uso della Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) come strumento di comunicazione istituzionale prioritario;
    • consenta di censire nel territorio:
      • eventuali servizi già attivi o in fase di realizzazione
      • il livello di informatizzazione degli Uffici della P.A
      • consenta di rilevare le esigenze dell'utenza:
  • Indagine conoscitiva sulla reale consistenza delle linee trasmissione dati e dei canali fonia afferenti ai vari enti sia in termini prestazionali che in termini di impatto economico al fine di valutare l’avvio di un progetto comune che, utilizzando le sinergie presenti, sia finalizzato alla creazione di una infrastruttura metropolitana di comunicazione integrata ad utilizzo degli enti interessati per propri fini istituzionali
  • Predisposizione, sulla base dei risultati ottenuti, di uno studio di fattibilità nel quale siano indicati in maniera dettagliata gli obiettivi a breve, medio e lungo termine, del progetto, l'articolazione dell'interfaccia e dei servizi che si intendono presentare direttamente, i requisiti in termini di tecnologie e risorse necessarie alla piena realizzazione del progetto.